Suite à son intervention chez un client, le technicien doit effectuer cette tâche chronophage et redondante qu’est la rédaction de son rapport d’intervention technique. Pour les équipes terrain, ce n’est pas toujours une partie de plaisir. Pourtant, si vous avez le bon support et les bonnes informations, tout devrait aller comme sur des roulettes et vous devriez pouvoir vous en sortir rapidement.
Le contenu d’un rapport d’intervention technique
Un rapport d’intervention technique est à la fois un récapitulatif et un justificatif. Il est propre à chaque client, métier et organisation. Certes, vous avez des applications mobiles qui peuvent vous fournir un modèle de bilan d’intervention que vous n’avez qu’à remplir. Celui de Tech-report.fr est notamment celui que nous recommandons pour sa praticité et son aspect ludique.
Toutefois, il reste essentiel de comprendre ce qu’est un rapport d’intervention technique afin d’être efficace dans votre rapport. Un compte rendu d’intervention regroupe tous les détails d’une intervention sur le terrain. Ainsi, c’est un essentiel pour le compte rendu et pour assurer la transparence entre l’entreprise et son client. Par conséquent, le document contribue également à une bonne image de marque. Parmi les éléments que l’on retrouve généralement dans le rapport d’intervention technique, il y a :
- les informations d’identification de l’entreprise : en-tête, logo, coordonnées, raison sociale, etc.
- les informations sur l’intervention : le numéro de l’intervention, le site, la date, le numéro de commande, le nom du technicien qui l’a réalisé et ses coordonnées, etc., désignation et numéro de série s’il s’agit d’un appareil.
- les informations sur le client : nom, coordonnées, raison sociale si B2B
- la raison de l’intervention
- élément nécessaires à la facturation : délai d’intervention, les opérations réalisées durant, les mesures prises, les consommables utilisés des photos et bien d’autres
- signatures et mentions légales
Vous l’aurez ainsi compris : les éléments contenus dans un rapport d’intervention technique peuvent changer d’une intervention à une autre.
Les étapes pour réaliser un rapport d’intervention technique
Réunir les informations en amont de l’intervention
Ces informations sont généralement recueillies et notées par le responsable de la planification des interventions. L’agent qui sera chargé de l’intervention sur le terrain en a besoin pour mieux s’y préparer. Ces informations doivent être aussi claires que concises sur un support pratique pour l’agent qui se rendra sur le terrain. Parmi ces informations figurent notamment les coordonnées du client, le lieu de l’intervention, la raison de l’intervention, les éventuelles contraintes, l’historique client, les anciens rapports d’intervention s’il y en a déjà eu.
Rédiger le rapport structuré
Si vous devez rédiger un rapport manuel, mais que vous êtes plus à l’aise avec les outils qu’avec les mots, alors c’est une des parties que vous pourriez craindre. Par où commencer votre rapport d’intervention technique ? Sachez alors qu’il n’y a généralement pas à craindre cette étape car vous avez soit un modèle soit une application que vous n’avez qu’à compléter avec les détails de votre intervention. Ce sont les grandes lignes que l’on retrouve dans le rapport structuré :
- les tâches réalisées par le technicien
- le temps de travail qu’il y a mis
- les recommandations et conseils qu’il laisse au client
- la suite éventuelle de l’intervention (date de la prochaine intervention, abandon, etc.)
- les pièces à remplacer ou réparés
Avoir des photos à l’appui peut grandement vous faciliter la tâche, car elles parlent mieux que les mots. Partagez toutes ces informations avec votre client afin d’entretenir une bonne relation client. Le client devra également signer ce rapport pour prouver qu’il l’a validé.
Les avantages de la dématérialisation d’un rapport d’intervention technique
En principe, toute entreprise est libre de choisir le type de support qui lui convient pour son rapport d’intervention technique. En effet, le choix est immense pour dématérialiser cette tâche comme l’utilisation d’Excel, de Word ou bien d’un logiciel spécialisé. La digitalisation de cette étape va vous faire gagner du temps et optimiser votre productivité en tant que technicien. Voici quelques avantages dont vous pourrez également profiter :
- la création de rapports d’intervention et la mise en page
- un document consultable à distance pour les grandes entreprises soucieuses de gérer efficacement ses techniciens
- un suivi en temps réel des actions de vos intervenants
- une communication en temps réel
- un système de notification qui évite les omissions
Choisir la meilleure application de rapport d’intervention technique
La réalisation d’un rapport d’intervention technique peut être simplifiée avec la bonne application. La meilleure solution qui vous permettra de travailler efficacement est celle qui est simple à prendre en main et qui vous permet de faire un rapport détaillé sans beaucoup d’efforts. Le design doit donc être simple, sans superflu et ergonomique pour ce faire. Idéalement, optez pour l’application qui vous permet de joindre à votre rapport des images. Pour votre image de marque et pour plus de professionnalisme, pensez à choisir un support qui vous permet d’avoir votre logo professionnel sur le rapport.
