Quel entrepreneur n’a pas un jour rêvé de vivre la fameuse semaine de quatre jours, ou de quatre heures. En effet, les heures supplémentaires que le propriétaire de TPE doit accomplir pour atteindre des objectifs vitaux peuvent avoir un impact néfaste sur la croissance de l’entreprise.
Cela décrit une partie de votre situation ? Déléguer des missions à une assistante virtuelle est une alternative intéressante qui va vous permettre de retrouver l’équilibre et réussir les actions que vous allez mener.
Pourquoi faire appel à une assistante virtuelle ?
La première raison pour laquelle les entreprises font appel aux services d’une assistante virtuelle est vraisemblablement le manque de temps dont les cadres disposent, comparé au volume de tâches à accomplir. Ne serait-ce que pour assurer la présence de l’entreprise sur les réseaux sociaux, ce qui constitue un must-do à ce siècle, un assistant virtuel peut aider tout entrepreneur à mieux gérer son affaire.
Un autre avantage de la collaboration avec un adjoint en ligne consiste en la flexibilité des services dont vous bénéficiez en l’engageant : il s’agit non seulement de la flexibilité horaire, qui permet à votre aide à distance à travailler en dehors des heures conventionnelles de bureau ; mais également la flexibilité financière. Vous épargnant les charges salariales exigées pour l’embauche d’un employé en interne, l’assistant en ligne est payé uniquement pour les heures travaillées et le travail effectué.
Quelles sont les tâches à confier à un assistant virtuel ?
En fonction de vos besoins, les missions à déléguer à une assistante virtuelle peuvent énormément varier. Que ce soit pour la mise en place ou la simple mise à jour de vos organisations, vous pouvez aisément trouver votre bonheur dans une telle collaboration.
Parmi les missions que vous pouvez confier à une assistante virtuelle, vous pouvez penser aux tâches administratives, les missions de recherches et d’études préliminaires pour une action à mener, le recrutement, la gestion de communauté sur internet, le webmarketing, la rédaction web, le télémarketing et le support client, le standard téléphonique, la pré-comptabilibé, le développement informatique, ou encore le montage de vos vidéos, etc.
Cependant, si certaines missions peuvent être couplées et assurées par la même assistante, d’autres titres, assez spécifiques ou techniques, doivent être déléguées à une équipe d’aides à distance.
Comment travailler avec une assistante virtuelle ?
Étant entrepreneur, vous savez sans doute que toute collaboration comporte des défis managériaux. Lorsqu’il s’agit de déléguer des tâches à un assistant à distance, il vous faut faire preuve d’anticipation et d’organisation, comme il est requis dans le cadre d’un travail en équipe. Voici 3 astuces pour vous aider à mener à bien votre coopération et faire fructifier vos efforts.
Bien commencer la collaboration
Afin de tirer le meilleur parti de votre investissement, vos actions doivent être entreprises bien avant d’entamer la collaboration à distance en elle-même. Déléguer des missions à une assistante virtuelle commence dès la préparation de votre annonce. Identifiez vos besoins de la manière la plus affinée possible et créez un descriptif de poste clair ; cela va limiter le nombre de candidatures impertinentes reçues et donc limiter le temps de tri des dossiers. Si vous estimez qu’une mise à niveau des compétences de votre nouvelle assistante virtuelle est nécessaire, n’hésitez pas à organiser des sessions de formation, que ce soit pour un apprentissage de vos outils de travail ou tout simplement un alignement à vos exigences.
7 façons de maximiser la productivité avec les assistantes virtuelles
Garder le contact avec son assistante virtuelle
Il est important d’adopter un système de communication efficace avec la mise en place de canaux collaboratifs et des moyens de garder le contact aux heures convenues pour travailler. Commencez par entamer votre nouvelle collaboration par la signature d’un contrat où vos coordonnées sont indiquées, cela peut aider à vous rassurer quant à la fiabilité de vos rapports. Définissez également un canal qui vous permet de contacter directement votre adjoint en ligne de manière instantanée au besoin. Par ailleurs, il est important d’organiser des sessions de travail ou des réunions régulières pour constamment aligner les valeurs et les processus.
Utiliser des outils collaboratifs
Afin de réussir vos projets et déléguer efficacement les tâches à une assistante, il est important de mettre en place un canal de communication commun, afin de marquer la tâche à déléguer à chaque début de période et mettre à jour les informations sur le projet en cours en temps réel. Des outils comme Asana, Monday ou encore Trello vous offrent une excellente manière de conduire vos projets avec efficience. En outre, vous pouvez organiser vos réunions en utilisant les outils comme Google Meet, Teams, Skype ou, pourquoi pas, WhatsApp, dans laquelle tout échange est crypté et sécurisé.
