7 façons de maximiser la productivité avec les assistantes virtuelles

Que vous travailliez dans un bureau ou à domicile, la gestion d’une entreprise demande beaucoup de travail. C’est un défi d’être seul à porter plusieurs chapeaux.

Parfois, tout faire seul peut commencer à faire des ravages. Et malheureusement, jongler avec un trop grand nombre de tâches entraîne une baisse de la productivité.

La réalité est que vous êtes seul maître à bord et qu’il n’y a pas assez d’heures dans la journée. À un moment donné, vous devez réaliser que vous n’êtes pas la seule personne qui peut faire avancer les choses.

Pourquoi ne pas engager une assistante virtuelle pour vous aider ?

L’embauche d’une assistante virtuelle peut vous donner le temps de vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Au lieu d’essayer de tout faire vous-même, vous pouvez déléguer certaines tâches à votre assistante. Il ne fait aucun doute que votre productivité s’en trouvera améliorée.

Vous vous demandez quelles tâches attribuer à votre VA ? Nous avons quelques idées.

Voici sept façons dont un assistant virtuel peut vous aider à maximiser votre productivité :

1. ORGANISER VOS DONNÉES NUMÉRIQUES

L’organisation de vos fichiers numériques prend beaucoup de temps, et si vous êtes déjà occupé, il n’y a pas moyen de le faire vous-même.

Engagez un assistant virtuel, et il pourra s’occuper de cette tâche qui vous prend beaucoup de temps !

Si vos documents et images sont dispersés sur plusieurs appareils, demandez à votre assistant virtuel de les déplacer tous vers un seul endroit.

Procurez-vous un compte Dropbox ou Google Drive et demandez à votre assistant de les déplacer tous à cet endroit. Il pourra même les classer dans des dossiers et des sous-dossiers. (Assurez-vous simplement que votre assistant vous fait savoir où se trouvent les choses afin que vous puissiez les retrouver).

Une fois que votre assistant aura téléchargé et organisé toutes vos données, vous vous sentirez soulagé. Grâce à son aide, vos documents seront désormais regroupés en un seul endroit !

2. THÈMES DE RECHERCHE ET LOGICIELS

La recherche est une autre activité qui prend beaucoup de temps. Avec l’aide d’une autre personne, vous pouvez obtenir des réponses à vos questions beaucoup plus rapidement.

Par exemple, vous pouvez être à la recherche d’un nouveau logiciel de gestion de la relation client (CRM). Si vous ne savez pas par où commencer ou si vous n’avez pas le temps, demandez à un assistant virtuel de faire les recherches.

Un assistant peut préparer un rapport de comparaison détaillant les différences entre les logiciels.

Ses recherches vous aideront à décider quel logiciel de CRM vous convient le mieux. À cet égard, l’embauche d’une assistante virtuelle sera certainement payante !

3. COMMUNIQUER AVEC LES AUTRES MEMBRES DE L’ÉQUIPE

En supposant que vous ayez d’autres membres de l’équipe, un assistant virtuel peut vous aider à combler le fossé.

Il peut organiser des réunions entre les membres de l’équipe (voir plus loin) et servir de point de contact central.

Vous pouvez également les charger de déléguer des tâches au reste de l’équipe.

Considérez l’assistant virtuel comme une extension de vous. N’ayez pas peur de lui confier toutes vos tâches de communication.

Bien entendu, vous devez toujours vous assurer que les membres de votre équipe peuvent vous joindre en cas de besoin. Mais en déléguant certaines de vos tâches de communication à votre assistant, vous passerez moins de temps à répondre aux courriels et aurez plus de temps pour vous concentrer sur d’autres tâches !

4. GÉRER VOTRE CALENDRIER

Gérer son emploi du temps prend du temps. Heureusement, un assistant virtuel peut le faire pour vous.

Un bon assistant sera en mesure de fixer vos rendez-vous et de s’assurer que vous êtes toujours là où vous devez être.

Il vous suffit de lui donner accès à votre Google Agenda (ou à n’importe quelle application de planification que vous utilisez). Ainsi, vous recevrez des notifications sur votre téléphone pour vous indiquer où vous devez être.

Veillez à les configurer avec un compte de messagerie d’entreprise. Vous pouvez même faire de leur adresse l’adresse principale sur le site web de l’entreprise afin que toutes les demandes de renseignements leur soient adressées.

Si votre calendrier est entre de bonnes mains, le gérer sera un jeu d’enfant.

5. RÉSERVER DES VOLS ET DES HÔTELS

La réservation des voyages peut être épuisante. Il faut beaucoup de temps pour trouver un bon hôtel et faire des recherches pour trouver les meilleures offres de vol.

Mais avec un assistant virtuel, vous n’avez pas à vous soucier de tout cela. Il peut se connecter, réserver vos vols et vous trouver une chambre d’hôtel décente.

Et une fois qu’il a réservé vos arrangements, il peut les ajouter à votre calendrier. Tout ce que vous avez à faire, c’est d’arriver à l’heure au terminal.

Voyager va être plus facile que jamais !

6. RECRUTER DE NOUVEAUX MEMBRES D’ÉQUIPE

L’embauche de nouveaux membres d’équipe est essentielle si votre entreprise est en pleine croissance. Mais c’est aussi stressant et prend beaucoup de temps.

Un assistant virtuel peut rédiger vos offres d’emploi et sarcler les candidatures. Il peut même vous aider à organiser des entretiens. Tout le processus peut ainsi être simplifié.

Ce sera bien de lui déléguer cette tâche pour que vous puissiez vous concentrer sur d’autres affaires.

Mais assurez-vous d’engager un assistant dont vous êtes sûr qu’il peut faire ce travail. Avant de l’impliquer dans le processus d’entretien, assurez-vous qu’il sait exactement quels types de candidats vous recherchez.

7. AIDER AU MARKETING NUMÉRIQUE

De nos jours, le marketing numérique est crucial. En bloguant et en tenant à jour vos profils sur les médias sociaux, vous pouvez élargir votre marché et stimuler les ventes.

Mais cela peut aussi être très, très distrayant. En vous connectant à Instagram pour promouvoir votre marque, vous pouvez passer une heure à regarder des vidéos de chats et à étudier des recettes de gâteaux.

Engager un assistant pour les médias sociaux peut vous aider à rester concentré.

Déterminez sur quels canaux de médias sociaux vous voulez vous concentrer et demandez à votre assistant de prendre les rênes. Vous perdrez moins de temps sur Facebook et vous pourrez vous consacrer à des tâches que vous seul pouvez accomplir.

EN CONCLUSION

Un assistant virtuel peut vous décharger d’un certain poids. La bonne personne peut apporter une sérieuse valeur à votre entreprise.

Trouver la personne idéale peut prendre un certain temps, alors soyez patient. Une fois que vous aurez trouvé la bonne personne, vous serez étonné de voir combien de temps et d’argent elle vous fera économiser.

Vous ne pouvez pas tout faire tout seul. En vous faisant aider par un assistant virtuel, vous pourrez mieux vous concentrer et utiliser votre temps de manière plus efficace.

Avec l’aide d’une assistante, vous deviendrez un professionnel productif et prospère !

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