Comment organiser une visioconférence ? Comment pouvez-vous impliquer chaque participant ? Quelle est la meilleure façon de maintenir l’attention de tous les participants ? Quelle est l’importance d’une bonne étiquette pendant une vidéoconférence ? Quelle est la bonne façon de terminer une vidéoconférence ?
Une bonne organisation est essentielle pour tirer le meilleur parti d’une vidéoconférence. Dans cet article, nous vous donnons tous les points clés pour bien organiser vos vidéoconférences et gagner en efficacité tout en rendant la collaboration plus agréable.
Choisir les bons outils pour réussir à organiser une visioconférence
Comment décider quels sont les bons outils de visioconférences ? Voici 4 points importants pour choisir le bon équipement de visioconférence.
Estimez l’utilisation
Pour choisir le bon équipement, vous devez connaître les besoins des utilisateurs. Renseignez-vous sur le nombre de participants à chaque session. Demandez également si les réunions sont longues ou courtes. Le fait de connaître ces détails vous aidera à choisir le bon équipement.
Technologies de collaboration
Si vous souhaitez utiliser des techniques sophistiquées pour les interactions, vous aurez besoin de technologies de collaboration avancées. Si vous souhaitez simplement communiquer en face à face, un simple utilitaire d’appel vidéo peut suffire.
Compatibilité avec les appareils
Vous devez vous assurer que les outils de vidéoconférence prennent en charge toutes les variétés de points d’extrémité. Vous devez vous assurer que les participants seront en mesure de se connecter de manière transparente au système de visioconférence.
Nouveaux composants
Si vous disposez déjà d’équipements audio et vidéo, comme des webcams, d’un niveau suffisant, il vous suffit peut-être de disposer de la bande passante nécessaire. Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être opter pour une solution de visioconférence complète qui fournit tous les équipements nécessaires.
Assurez-vous de disposer d’une connexion internet stable
L’aspect le plus important de la vidéoconférence est une connexion Internet stable et rapide. Si la connexion est lente, la conférence sera affectée par des perturbations visuelles et un son incohérent.
Lorsque vous utilisez votre ordinateur portable, veillez à adopter un câble LAN qui vous aidera à garantir une connexion Internet stable. La connexion sans fil est votre seul choix ? Optez pour une connectivité sécurisée avec un cryptage avancé et une protection par mot de passe.
Choisissez un bon logiciel de vidéoconférence
Un logiciel de vidéoconférence de qualité supérieure facilitera la communication professionnelle. Il est possible de télécharger gratuitement ce type d’applications. Il vous aidera à maximiser les conférences virtuelles pour un meilleur rendement.
N’oubliez pas d’obtenir la dernière version du logiciel. Assurez-vous qu’il est stable et compatible avec votre système d’exploitation. Cela aide à obtenir une collaboration vidéo fluide pendant la conférence.
Habillez-vous correctement
Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un cadre formel et habillez-vous en conséquence. En tant que représentant de votre organisation, vous ne devez pas agir et vous habiller de manière à compromettre le prestige de votre entreprise.
NB : Porter trop de tenues multicolores n’est pas recommandé lors d’une vidéoconférence.
Envoyez un ordre du jour avant la conférence
Il est impératif d’inclure un ordre du jour de la réunion à distance avec l’invitation à la réunion. Cela permettra aux invités de comprendre la raison pour laquelle ils ont été invités. Ils pourront également se préparer de manière appropriée.
La distribution d’un document par e-mail ou au bureau sera également une bonne idée.
Gardez les fuseaux horaires à l’esprit
Il est assez courant d’avoir des participants de différents pays, étant donné que le monde s’est globalisé. Veillez à choisir une heure qui convienne à tous les participants. Il est très important de garder les fuseaux horaires à l’esprit, en particulier lorsque vous envoyez des invitations de calendrier.
Le choix de fuseaux horaires incorrects entraînera une confusion et affectera négativement la productivité de la conférence.
Débarrassez-vous de toute distraction
Avant la réunion, assurez-vous qu’il n’y a aucun obstacle dans la ligne de visée de votre caméra qui pourrait distraire les autres participants. Veillez également à ce que votre téléphone portable reste en mode silencieux pendant la conférence.
Familiarisez-vous avec les fonctions de la vidéoconférence
Essayez d’éliminer tout bruit de fond pendant la conférence. Cela devrait également minimiser tout écho provenant du microphone. De plus, informez les participants sur la façon de couper et de rétablir le son du microphone. Assurez-vous que tous utilisent cette fonction.
Ne parlez jamais en même temps
Cela devient un véritable défi lorsqu’il y a beaucoup d’invités dans une même conférence. Vous devez faire preuve de patience et vous abstenir de parler pendant que les autres s’expriment. Il est suggéré à l’hôte d’attendre la fin de la conférence pour poser ses questions, afin que chacun ait l’occasion d’exprimer son opinion. C’est à l’hôte de gérer la conférence afin d’en assurer le succès.
Choisissez un lieu approprié
Certaines conférences méritent un cadre plus professionnel. Il est suggéré d’utiliser une salle de réunion dédiée avec un équipement de vidéoconférence haut de gamme. C’est important surtout si vous traitez avec un nouveau client. Vous pouvez même réserver une salle afin de générer un environnement plus rassurant.
Obtenez un environnement d’éclairage uniforme
Un aspect essentiel de toute visioconférence réussie sera un éclairage approprié avec un minimum d’éblouissement. Un mauvais éclairage pourrait laisser votre public dans l’obscurité. Optez pour un éclairage naturel, mais assurez-vous qu’il ne distraira pas les participants de l’autre côté. En outre, veillez à ce que l’éclairage soit suffisant pour la caméra.
Essayez d’éviter les ampoules extrêmement puissantes et utilisez plutôt une lumière fluorescente.
À l’heure actuelle, de plus en plus d’organisations ont recours à la vidéoconférence et, par conséquent, les travailleurs doivent être préparés à ce type de réunions. Essayez de garder à l’esprit les choses à faire et à ne pas faire mentionnées ci-dessus pour que votre prochaine vidéoconférence soit un succès. Cela contribuera à accroître l’efficacité de la réunion et à éviter toute situation indésirable.
