La facture AliExpress permet à toute entreprise ou individu qui effectue des achats sur la plateforme de suivre sa comptabilité. Mais, comment réussir à faire une facture Aliexpress puisque la plateforme n’en fournit pas systématiquement pour chaque commande ? Voici en détail comment obtenir une facture, personnaliser celle-ci et la gérer efficacement pour vos besoins professionnels.
Pourquoi la facture AliExpress est-elle importante ?
Comme tout justificatif de paiement, une facture Aliexpress est autant importante pour le vendeur que pour l’acheteur. Elle permet de garder une trace officielle de vos achats, mais aussi de justifier vos dépenses lors d’une vérification fiscale ou comptable. Pour les entreprises, cette facture est également indispensable pour déclarer les dépenses dans les états financiers, notamment en cas de TVA récupérable. Elle permet aussi une transparence lors des transactions commerciales.
Quelles informations inclure dans une facture Aliexpress ?
Pour qu’elle soit conforme aux exigences comptables et fiscales, une facture AliExpress doit remplir certaines conditions.
Informations indispensables
- Nom et adresse du vendeur : cela inclut le nom de la boutique sur Aliexpress et ses coordonnées complètes.
- Date de l’achat : il s’agit de la date exacte de l’achat doit être indiquée.
- Description des produits achetés : écrire le nom des produits, les quantités et les caractéristiques.
- Prix unitaire et total : c’est le prix de chaque produit ainsi que le montant total de la commande.
- Frais de livraison : ce sont les coûts supplémentaires pour la livraison si présents.
- Total général : le montant final de la commande, y compris les taxes applicables.
- Numéro de la commande : un identifiant unique pour chaque transaction, très important pour les suivis et réclamations.
Exemple d’une facture typique
Une facture bien structurée devrait ressembler à ceci :
- Nom du vendeur
- Détails des produits (quantité, prix unitaire)
- Coût total de la commande
- Frais de livraison
- Total général
- Conditions de retour ou de remboursement
Comment obtenir la facture sur Aliexpress ?
Obtenir la facture pour un achat sur Aliexpress est simple, si vous souhaitez créer vos factures vous-même, mais cela varie légèrement en fonction du type d’achat. Voici comment procéder :
Méthode classique : faire la demande à travers le compte AliExpress
- connectez-vous à votre compte Aliexpress.
- Allez dans l’historique des commandes, une option disponible dans votre tableau de bord.
- Sélectionnez la commande concernée et pour laquelle vous souhaitez générer la facture.
- Cliquez sur ‘Détails de la commande’ dans les options disponibles pour chaque commande, vous trouverez la possibilité d’afficher ou de télécharger la facture.
- Téléchargez la facture en version PDF pour l’imprimer ou l’archiver électroniquement.
Passer par Ali Invoice : pour plus de facilité
Si vous souhaitez automatiser le processus de génération de factures, l’application Ali Invoice est la solution idéale. Elle vous permet de récupérer rapidement une facture complète avec toutes les informations nécessaires. Voici comment l’utiliser :
- Installer l’application : Ali Invoice est disponible sous forme d’extension pour Google Chrome. Rendez-vous sur le Chrome Web Store, recherchez Ali Invoice et ajoutez l’extension à votre navigateur. Pensez à vider la corbeille de votre téléphone pour obtenir plus d’espace si vous désirez la version mobile.
- Configurer l’extension : après l’installation, l’extension vous demandera de remplir vos informations de base, telles que le nom de votre entreprise, votre adresse et votre numéro de TVA (si applicable).
- Générer la facture : une fois configurée, l’extension permet de générer automatiquement une facture à partir de vos commandes passées. Il vous suffit de cliquer sur l’option « Ali Invoice » sur la page de la commande et la facture sera téléchargée au format PDF.
Cette méthode simplifie le processus et permet d’obtenir des factures pour toutes vos commandes en un clic. Les factures générées sont personnalisables et faciles à modifier.
Comment personnaliser une facture Aliexpress ?
Aliexpress génère automatiquement une facture standard avec les informations de base. Mais, selon vos besoins, vous pouvez personnaliser cette facture pour inclure des informations supplémentaires. Par exemple, pour les professionnels ou les entreprises, il faudra ajouter le numéro de TVA ou un code interne pour le suivi comptable.
Voici quelques conseils pour personnaliser votre facture :
- Si vous êtes une entreprise, vous devrez ajouter votre numéro de TVA intracommunautaire ou un code de comptabilité interne pour faciliter l’audit.
- Pour une gestion optimisée de vos stocks ou une meilleure traçabilité des commandes, mentionner des codes produits ou des références internes peut s’avérer utile.
- Si vous avez bénéficié d’une réduction spéciale sur votre achat, il est recommandé de l’indiquer clairement sur la facture.
Quand faut-il demander une facture sur Aliexpress ?
La meilleure chose à faire après un achat est de toujours demander la facture dès que possible, surtout si vous êtes un professionnel ou une entreprise.
Voici quelques moments clés où il peut être utile de récupérer une facture :
- Avant de clôturer vos livres comptables, pour les déclarations fiscales.
- Lors de l’achat de matériel pour une activité commerciale, afin de récupérer la TVA.
- En cas de litige avec le vendeur, pour ouvrir une réclamation ou demander un remboursement.
Astuces pour bien gérer vos factures Aliexpress
Lorsque vous gérez vos factures AliExpress, adoptez une méthode rigoureuse pour garantir que chaque document soit bien enregistré et accessible. Conservez systématiquement toutes vos factures sous format numérique, de préférence dans un dossier structuré sur votre ordinateur ou dans un service de stockage en ligne. Cela facilitera la recherche et l’accès aux documents lorsque vous en aurez besoin, notamment pour des déclarations fiscales ou des contrôles administratifs. Aussi, chaque information sur la facture doit être soigneusement vérifiée avant de la valider.
Par ailleurs, les détails de la commande, les prix et les frais de livraison devront être correctement indiqués, surtout si vous avez des exigences spécifiques comme la mention du numéro de TVA pour les achats professionnels.
Pour tout achat, toujours demander les factures dès que possible, afin de ne pas perdre de temps en cas de réclamation ou de retour. Si vous effectuez fréquemment des achats auprès des mêmes vendeurs, la mise en place d’une procédure systématique pour demander des factures serait meilleure. Ce type d’organisation permet de gérer plus efficacement vos finances et d’éviter les erreurs ou omissions.
Bien que le processus d’obtention de factures AliExpress soit complexe au premier abord, il existe plusieurs méthodes pour les obtenir, dont Ali Invoice qui est une alternative plus simple. Cette appli vous permet de personnaliser vos factures à plusieurs reprises. Grâce à ce guide, vous pourrez assurer une gestion optimale de vos achats sur AliExpress et répondre efficacement aux obligations fiscales et comptables de votre entreprise.
Si cet article vous a été utile, consultez également celui sur comment supprimer définitivement son compte aliexpress si vous recherchez un moyen.
